Werken op afspraak bevalt goed

1 maart 2011 om 00:00 Voorlezen Nieuws

Angela de Bruin, teamleider Burgerzaken licht toe: ,,In oktober hebben we het ‘werken op afspraak’ ingevoerd, maar werden de mensen zonder afspraak toch nog geholpen. Burgers waren vaak nog niet op de hoogte van de nieuwe werkwijze en zo konden ze zoetjes aan wennen, maar vanaf januari hebben we het ‘werken op afspraak’ geheel doorgevoerd. Uiteraard kan er wel meteen een afspraak worden gemaakt, maar mensen worden ‘s-middag niet direct geholpen.”

Vrije inloop bij Burgerzaken kan ‘s morgens GORINCHEM – Bij de afdeling Burgerzaken in het stadhuis werden de wachttijden steeds langer. Tijd om daar dus wat aan te doen. Vorig jaar oktober werd er al gestart met de nieuwe werkwijze ‘werken op afspraak’, waarbij burgers ’s middags alleen geholpen kunnen worden als ze een afspraak hebben gemaakt. Dit om de klantgerichtheid te bevorderen en uiteraard die lange wachttijden te verminderen.

Door Nadine Klinkenberg

Veel andere gemeenten hebben ervoor gekozen de vrije inloop op de ochtenden te houden. ,,Dat ‘werken op afspraak’ werkt is al lang bewezen,” begint Afdelingshoofd Publiekszaken Peter Prevo, ,,maar dan wel gecombineerd met vrije inloop, want de gemeenten die alleen op afspraak werken, komen daar toch op terug”.

De medewerkers van afdeling Burgerzaken werden dagelijks overspoeld door een enorme hoeveelheid burgers die tegelijk kwam. En op het moment dat ze die aanvragen bijna afgehandeld hadden, kwam alweer de volgende golf binnen. Dit liet de medewerkers weinig tijd over om aandachtig alle papierwerken te verwerken. ,,Het was hollen en stilstaan,” aldus Prevo. ,,Nu kunnen we veel gerichter werken,” neemt De Bruin over. ,,Er wordt tijd genomen om de klant te helpen en de mensen hebben meer duidelijkheid. Nu worden ze bijvoorbeeld bij het maken van de afspraak meteen geïnformeerd over de documenten die ze moeten meenemen. En de medewerker kan de klant beter te woord staan, omdat die zich nu gericht heeft voorbereid. Daarnaast hebben medewerkers ook meer tijd om de administratie te verwerken en kunnen ze sneller antwoord geven op vraagstukken.”

Door het ‘werken op afspraak’ wordt de tijd veel efficiënter ingedeeld en krijgt de burger meer helderheid. ,,En daar staat Gorinchem voor. Dit is een positieve ontwikkeling, want we kunnen nu meer tijd voor de mensen inruimen. Maar sommigen moeten dat nog wel inzien,” aldus De Bruin. ,,Als je weet dat je ook direct geholpen kunt worden, dan maak je toch liever een afspraak,” vult Prevo aan.

Het Klantcontactpunt in het stadhuis blijft wel werken op basis van vrije inloop. ,,Mensen kunnen op dezelfde openingstijden als Afdeling Burgerzaken binnen lopen en hun vraag stellen, maar als ze liever een afspraak willen maken kan dat ook. Bij het Klantcontactpunt zijn er kortere wachttijden en zou het eerder afschrikken als we ook hier ’s middags alleen op afspraak werken. Het was een bewuste keuze om dit niet te doen,” aldus het afdelingshoofd.

Afspraken kunnen gemaakt worden via telefoonnummer 0183-659454 of via www.gorinchem.nl