Weet jij hoeveel zakelijke kilometers je per jaar rijdt?

Als ondernemer kun je de kosten voor zakelijke kilometers aftrekken van de belasting die je moet betalen. Maar je moet daarbij wel goed bijhouden hoeveel zakelijke kilometers je rijdt. Waar ging de reis heen en hoeveel kilometer heb je gereden? Die gegevens moeten kloppen. Als je beweert van Haarlem naar Amsterdam te zijn gereden en dat dit enkele reis 150 kilometer was dan heb je echt wat uit te leggen. Maar het is logisch dat je niet van alle ritten precies weet hoeveel kilometer het was. Niet iedereen denkt eraan om je kilometerstand op te schrijven voor vertrek en te noteren als je weer terug bent. Gelukkig zijn er handige systemen die je daarbij kunnen helpen.

Zorg dat je je rittenregistratie op orde hebt

De Belastingdienst kan gegevens van gereden zakelijke ritten tot minimaal 5 jaar terugvragen bij een controle. Het is dus zaak deze gegevens te kunnen overleggen. Dat gaat natuurlijk het makkelijkst als je de informatie hebt gedigitaliseerd. Dit kan bijvoorbeeld met Accredis next. Je ziet dan in een oogopslag hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Heb je personeel in dienst en meerdere bedrijfsauto’s, dan is het handig om hier een duidelijk overzicht van te hebben. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf. Zo zie je bijvoorbeeld hoeveel kilometer er totaal is gereden. Deze informatie kan heel nuttig zijn als je een nieuw leasecontract voor je bedrijfsauto’s gaat afsluiten. Die zijn immers gebaseerd op het aantal kilometers per jaar.

Track je medewerkers onderweg

Een ander handig pluspunt van een systeem voor rittenregistratie is dat je online kunt zien waar je personeel rijdt. Stel je hebt servicemonteurs in dienst en er komt een spoedmelding. Dan is het heel handig om te zien wie het dichtst in de buurt zit van de locatie van de melding. Of welke medewerker je het makkelijkst kunt plannen voor die extra klus. Zo voorkom je dat je iemand op pad stuurt terwijl een collega veel dichter in de buurt zit. Misschien dat je medewerkers het net prettig vinden als hun werkgever altijd kan zien waar ze zijn. Maar de andere kant is dat je tijdens je werk in dienst bent en dus mag je werkgever je gewoon controleren. Als dit duidelijk wordt gecommuniceerd geeft het doorgaans geen problemen.

Gemakkelijk aangifte doen voor je zakelijke kilometers

Aangiftes nemen vaak veel tijd in beslag. Je bent er vaak heel wat tijd mee kwijt om alles uit te zoeken. Ook als je gebruikmaakt van een boekhouder kost het vaak de nodige uren om alle benodigde gegevens aan te leveren. Als je gebruik maakt van rittenregistratie dan kun je de benodigde informatie eenvoudig doorsturen. Dat scheelt niet alleen jou veel tijd, maar ook je boekhouder. Die hoeft vervolgens minder uren te declareren, waardoor de factuur lager uitvalt. Een win-win situatie dus voor jouw bedrijf.